○美祢市文書取扱規程
平成26年10月24日
訓令第19号
美祢市文書取扱規程(平成20年美祢市訓令第10号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条―第12条)
第3章 文書の起案及び決裁(第13条―第21条)
第4章 文書の施行(第22条―第28条)
第5章 文書の整理、保存及び廃棄(第29条―第33条)
第6章 雑則(第34条・第35条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、本市における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして管理しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 美祢市立図書館その他の市の施設において、一般の利用に供することを目的として管理しているもの
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(3) 紙文書 文書のうち電子文書を除いたものをいう。
(4) 起案 市の意思を文書によって具体化するための基礎となる案文を作成すること及び事後の報告、事案の結果等を文書として具体化することをいう。
(5) 文書管理システム 文書の収受、起案、決裁、施行、保存、廃棄等の事務処理を電子的に管理することができる情報処理システムをいう。
(6) 電子決裁 文書管理システムの機能を利用して電子的方法により文書の決裁を行うことをいう。
(7) 紙決裁 紙文書に押印し、文書の決裁を行うことをいう。
(8) 部 美祢市行政組織条例(平成20年美祢市条例第6号)第1条に規定する部をいう。
(9) 課 美祢市行政組織規則(平成20年美祢市規則第3号)第2条に規定する課(地方創生推進室を含む。)、美祢市会計課の設置及び組織等に関する規則(平成20年美祢市規則第4号)第1条に規定する会計課及び美祢市総合支所組織規則(平成20年美祢市規則第5号)第2条に規定する総合支所をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は、常に各課における文書の取扱いに留意し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。
(課長の職務)
第5条 課長は、常にその課における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、班長をもって充てる。ただし、班長を置かない課にあっては、課の職員のうち適切に文書事務を補佐することができると認める者を課長が指名する。
3 文書取扱主任は、次の事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理及び保管に関すること。
(4) 文書の保存及び引継ぎに関すること。
(5) 文書の処理の促進及び改善に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書処理に関すること。
(文書取扱者)
第7条 文書取扱主任の事務を補助するため、課に文書取扱者を置くことができる。
2 文書取扱者は、課の職員のうち課長が指名する。
3 文書取扱者は、文書取扱主任の指示により、課における文書の取扱いについて必要な事務を行うものとする。
(文書の記号及び番号)
第8条 文書整理簿に登載する文書は、記号及び番号を付さなければならない。
2 文書の記号は、原則として「美」の文字の次に課の名称の文字(以下「課名表示文字」という。)を付したものとする。
3 前項の課名表示文字は、原則課の名称の頭字とする。この場合において、2以上の課で同一となる課名表示文字については、課の名称の頭字の次に、当該課の名称中の文字のうちの1文字を加えるものとする。
4 課長は、所掌する事務に係る文書について、総務課長と協議の上、別に記号を設けることができる。
5 第2項の規定にかかわらず、指令文書の記号は、「美祢市指令」の次に課名表示文字を付したものとする。
6 文書の番号は、記号ごとに毎年4月1日から始まり翌年の3月31日に終わる一連の番号を用いるものとする。
7 同一事件に属する文書は、原則完結するまで同一番号を用いるものとし、年度を通じ同一事件で大量又は複数の文書を処理するものについては、必要に応じ前項の文書の番号に「―2」「―3」等の枝番を付すことができる。
8 同一事件が年度を超えてなお継続する場合は、当初番号を付した日の属する年度を表す数字を記号に冠しなければならない。
9 条例、規則、訓令及び告示は、毎年1月1日から始まり12月31日に終わる一連の番号を用いるものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の収受手続)
第9条 市役所に到達した文書(電子文書を除く。)は、主管課に直接到達した文書を除き、総務課において受領し、次の区分により処理するものとする。
(1) 封筒の表示等により主管課が明らかな文書は、開封せずに主管課に配布するものとする。ただし、配布先が明確でないものは、開封して配布先を確認の上、配布するものとする。
(2) 金券、書留その他の特殊取扱する郵便物は、重要物件収受簿(別記様式第1号)に必要事項を記載し、主管課に配布するとともに、受領した者の署名又は押印を求めるものとする。
(3) 開封した文書のうち、訴訟、審査請求その他文書の到達の日時が権利の得喪に係るものは、その封筒又は文書の余白に到達日時を付記するものとする。
(4) 2以上の課に関連するものは、関係の深い課に配布するものとする。
(5) 主管課の判明しない文書に関しては、総務課長の定めるところによる。
(文書の収受及び閲覧)
第10条 文書取扱主任は、電気通信回線を通じて受領した電子文書又は前条の規定により配布された文書及び主管課に直接到達した文書(以下「紙文書等」という。)を、次の区分に従い処理するものとする。ただし、文書管理システム以外の情報処理システムにより処理することが適当である場合又は同種の文書を大量若しくは定例的に取り扱い一定の帳簿により処理する場合は、この限りでない。
(1) 電気通信回線を通じて受領した文書は、文書管理システムに保存するとともに所要の事項を登録するものとする。
(2) 親展文書以外の紙文書等は全て開封した後電子文書に変換し、文書管理システムに保存するとともに所要の事項を登録するものとする。ただし、秘密の取扱いを要する文書又は電子文書に変換し難いと認められる紙文書等は、受付印(別記様式第2号)及び供覧印を押し、文書管理システムに所要の事項を登録するものとする。
(3) 前号ただし書の文書に特筆すべき事項があるときは、その旨を文書管理システムに登録の上、供覧印に代え文書管理システムで出力する供覧用紙を用いるものとする。
(4) 訴訟、審査請求その他文書の到達の日時が権利の得喪に係るもの(前条第3号の規定により処理されたものを除く。)は、その封筒又は文書の余白に到達日時を付記するものとする。
(5) 秘密の取扱いを要する文書、文書管理システムにより処理し難いと認められる文書又は軽易な文書は、文書システムへの保存及び登録を省略することができる。
2 文書取扱主任は、前項の規定による処理を経た文書を文書管理システム又は紙文書等により課長の閲覧に供するものとする。
(重要な文書の閲覧)
第11条 課長は、前条第2項の規定により閲覧した文書のうち、特に重要又は異例なものは、市長、副市長又は部長の閲覧に供しなければならない。
(他の部又は課に関係のある文書の取扱い)
第12条 課長は、第10条第2項の規定により閲覧した文書のうち、他の部又は課に関係のある文書は、その関係のある部又は課の閲覧に供しなければならない。
第3章 文書の起案及び決裁
(文書の作成)
第14条 職員は、事案の処理に当たっては、内容が軽微であるものを除き、文書を作成しなければならない。
(1) 起案は、原則として1事案につき1起案とすること。
(2) 起案の内容を適切に表す件名を付け、趣旨、理由、経過及び参考事項を簡潔に記載すること。
(3) 起案の内容を公開することの適否を判定すること。
(4) 特に期限がある起案は、その旨を登録又は明記すること。
(5) 起案が収受した文書に基づく場合は、その収受した文書を添付すること。
(決裁)
第16条 起案文書は、起案をした者(以下「起案者」という。)から順次上司の承認を経て、決裁者の決裁を受けなければならない。
2 決裁区分、専決その他決裁に関する事項は、美祢市事務決裁規程(平成20年美祢市訓令第7号)その他決裁に関する規程の定めるところによる。
(合議)
第17条 他の部又は課に関係のある事案に係る起案文書は、主管課長又は主管部長を経て、その関係する部又は課に合議しなければならない。
2 合議を受けた関係部課長は、直ちに意見を調整し、承認又は不承認を決定するものとする。
3 前項の場合において、合議を受けた事案に異議あるときは、直ちに主管部課長と協議し、なお協議が一致しないときは、主管部課長が意見を付し上司の指示を求めるものとする。
4 合議は、事案の決定に当たって必要最小限のものにとどめ、迅速な意思決定を妨げることのないようにしなければならない。
(議案等の合議)
第18条 議会の議決を要するものその他議会に提出すべきもの並びに条例、規則、訓令及び告示(規程形式のものに限る。)に係る起案文書は、起案用紙により総務課に合議しなければならない。
2 前項の規定による起案文書のうち予算の改廃又は増減を伴うものは、行政経営課に合議しなければならない。
(重要文書等の取扱い)
第19条 緊急の取扱いを要する起案文書は、文書管理システムの所定の欄に「至急」を登録し、又は起案者若しくは課長が自ら持ち回り、決裁を求めることができる。
2 秘密の取扱いを要する起案文書は、文書管理システムの所定の欄に「秘」を登録し、又は起案用紙に「秘」と記載し、起案者又は課長が自ら持ち回り又は封筒に入れるなどして関係者以外に知得されないよう処置をするものとする。
(決裁年月日)
第20条 起案者は、起案文書の決裁を受けたときは、その決裁を受けた年月日を文書管理システムの所定の欄に登録又は起案用紙に記載するものとする。
(文書の処理の促進)
第21条 課長は、文書取扱主任に文書管理システムにより随時未処理文書を調査させ、課の文書の事務処理の促進に努めるものとする。
第4章 文書の施行
(文書の施行)
第22条 決裁を受けた文書で施行を要するものは、特定の日に施行する決定を受けた場合その他特別の場合を除き、速やかに施行しなければならない。
(文書の浄書)
第23条 施行を要する文書は、起案者において浄書するものとする。
2 文書を浄書したときは、決裁を受けた起案文書(以下「原議」という。)と照合し、浄書した文書を文書管理システムに保存するものとする。
(議案等の取扱い)
第24条 原議のうち、議会の議決を要するものその他議会に提出すべきものに係るものは、その原議を総務課長へ送付しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定により送付を受けたときは、議会に提出する手続を行うものとする。
3 原議のうち、条例、規則、訓令及び告示(規程形式のものに限る。)に係るものは、その原議を総務課長へ送付しなければならない。
(公印)
第25条 施行を要する文書には、美祢市公印取扱規程(平成20年美祢市訓令第12号)の定めるところにより、公印を押印し、原議と契印するものとする。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。
(文書の発送)
第26条 文書を発送しようとするときは、主管課において封入し、発信者、宛先等を明記し、文書管理システムに所要の事項を登録の上、発送するものとする。
(電気通信回線を利用した文書の送信)
第27条 前条の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を通じて送信することができる。
(文書の完結処理)
第28条 文書が完結したときは、完結した年月日を文書管理システムに登録するものとする。
第5章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書の整理)
第29条 文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、特に重要なものについては、非常災害時に際し、必要な処理ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の保存年限)
第30条 文書の保存年限は、別に定める文書保存年限基準表により、主管課長が決定するものとする。
2 前項の保存年限は、文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算するものとする。ただし、暦年による文書については、その文書が完結した日の属する翌年の1月1日から起算するものとする。
(文書の分類)
第31条 文書の分類は、別に定める文書分類表によるものとする。
(文書の編集)
第32条 第28条の規定により完結処理をした文書は、文書管理システム又は簿冊その他適切な整理用文具(以下「簿冊等」という。)を使用して、年度又は暦年ごとに編集し、保存するものとする。ただし、同一事件で数年間に渡るもの又は分量の少ない文書その他一括して保存の必要があるものは、取りまとめて編集することができる。
2 簿冊等には保存年限を記入しなければならない。ただし、1年保存のものは、これを省略することができる。
(文書の廃棄)
第33条 保存年限を経過した文書及び保存の必要がなくなった文書は、毎年1回保存年限の終了後速やかに主管課で廃棄するものとする。ただし、次に掲げるものに係る文書については、事務手続中に保存年限が経過しても、当該事務手続が終了するまでは、これを廃棄してはならない。
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの
(2) 現に係属中の争訟における手続上の行為をするために必要とされるもの
(3) 現に審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの
(4) 現に開示の請求の対象となっているもの
(5) 前各号に掲げるもののほか、主管課長が事務処理上特に必要があると認めたもの
2 課長は、廃棄処分する文書のうち、他見を避けるものがあるときは、その部分を裁断する等適当な処置をとらなければならない。
3 課長は、保存年限の経過した文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、更に期間を定めて保存することができる。
第6章 雑則
(準用)
第34条 出先機関等における文書の管理は、この訓令を準用するものとする。ただし、この訓令により難い事項は、別に定めることができる。
(その他)
第35条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成26年10月24日から施行する。
附則(平成27年訓令第30号)
この訓令は、平成27年7月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第15号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第17号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和7年訓令第8号)
この訓令は、令和7年3月24日から施行する。
