○美祢市病院等事業文書取扱規程
平成28年4月1日
病院事業管理規程第2号
美祢市病院等事業文書取扱規程(平成22年美祢市病院事業管理規程第7号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条―第13条)
第3章 文書の起案及び決裁(第14条―第21条)
第4章 文書の施行(第22条―第28条)
第5章 文書の整理、保存及び廃棄(第29条―第33条)
第6章 雑則(第34条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがあるものを除くほか、病院等事業における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして管理しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 美祢市立図書館その他の市の施設において、一般の利用に供することを目的として管理しているもの
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(3) 起案 病院事業局の意思を文書によって具体化するための基礎となる案文を作成すること及び事後の報告、事案の結果等を文書として具体化することをいう。
(4) 文書管理システム 文書の収受、起案、決裁、施行、保存、廃棄等の事務処理を電子的に管理することができる情報処理システムをいう。
(5) 部署 美祢市立病院事務部、美祢市立美東病院事務部、美祢市介護老人保健施設グリーンヒル美祢事務部、美祢市訪問看護ステーション及び管理部経営企画室をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(経営企画室長及び事務長の職務)
第4条 経営企画室長及び事務長は、常に各部署における文書の取扱いに留意し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。
(部署の長の職にある者の職務)
第5条 部署の長にある者(以下「所属長」という。)は、常にその部署における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 所属長の文書事務を補佐するため、各部署に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、係長をもって充てる。ただし、係長を置かない部署にあっては、部署の職員のうち適切に文書事務を補佐することができると認める者を所属長が指名する。
3 文書取扱主任は、次の事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理及び保管に関すること。
(4) 文書の保存及び引継ぎに関すること。
(5) 文書の処理の促進及び改善に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書処理に関すること。
(文書取扱者)
第7条 文書取扱主任の事務を補助するため、各部署に文書取扱者を置くことができる。
2 文書取扱者は、各部署の職員のうち所属長が指名する。
3 文書取扱者は、文書取扱主任の指示により、各部署における文書の取扱いについて必要な事務を行うものとする。
(文書の記号及び番号)
第8条 文書整理簿に登載する文書は、記号及び番号を付さなければならない。
2 文書の記号は、原則として「美」の文字の次に当該部署の名称の文字(以下「部署名表示文字」という。)を付したものとする。
3 前項の部署名表示文字は、原則部署の名称の頭字とする。
4 所属長は、所掌する事務に係る文書について、経営企画室長と協議の上、別に記号を設けることができる。
5 第2項の規定にかかわらず、指令文書の記号は、「美祢市指令」の次に部署名表示文字を付したものとする。
6 文書の番号は、記号ごとに毎年4月1日から始まり翌年の3月31日に終わる一連の番号を用いるものとする。
7 同一事件に属する文書は、原則完結するまで同一番号を用いるものとし、年度を通じ同一事件で大量又は複数の文書を処理するものについては、必要に応じ前項の文書の番号に「―2」「―3」等の枝番を付すことができる。
8 同一事件が年度を超えてなお継続する場合は、当初番号を付した日の属する年度を表す数字を記号に冠しなければならない。
9 病院事業管理規程及び告示は、毎年1月1日から始まり12月31日に終わる一連の番号を用いるものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の収受手続)
第9条 病院事業局に到達した文書は、各主管部署に直接到達した文書を除き、経営企画室において受領し、次の区分により処理するものとする。
(1) 封筒の表示等により主管部署が明らかな文書は、開封せずに主管部署に配布するものとする。ただし、配布先が明確でないものは、開封して配布先を確認の上、配布するものとする。
(2) 金券、書留その他の特殊取扱する郵便物は、重要物件収受簿(別記様式第1号)に必要事項を記載し、主管部署に配布するとともに、受領した者の署名又は押印を求めるものとする。
(3) 開封した文書のうち、訴訟、不服申立てその他文書の到達の日時が権利の得喪に係るものは、その封筒又は文書の余白に到達日時を付記するものとする。
(4) 2以上の部署に関連するものは、関係の深い部署に配布するものとする。
(5) 主管部署の判明しない文書に関しては、経営企画室長の定めるところによる。
(文書の収受及び閲覧)
第10条 文書取扱主任は、前条の規定により配布された文書及び主管部署に直接到達した文書を、次の区分に従い処理するものとする。ただし、文書管理システム以外の情報処理システムにより処理することが適当である場合又は同種の文書を大量若しくは定例的に取り扱い一定の帳簿により処理する場合は、この限りでない。
(1) 親展文書以外の文書は全て開封し、受付印(別記様式第2号)及び供覧印を押し、文書管理システムに所要の事項を登録するものとする。ただし、軽易な文書又は文書管理システムにより処理し難いと認められる文書は、文書管理システムへの登録を省略することができる。
(2) 前号の文書に特筆すべき事項があるときは、その旨を文書管理システムに登録の上、供覧印に代え文書管理システムで出力する供覧用紙を用いるものとする。
(3) 訴訟、不服申立てその他文書の到達の日時が権利の得喪に係るもの(前条第3号の規定により処理されたものを除く。)は、その封筒又は文書の余白に到達日時を付記するものとする。
2 文書取扱主任は、前項の規定による処理を経た文書を所属長の閲覧に供するものとする。
(重要な文書の閲覧)
第11条 所属長は、前条第2項の規定により閲覧した文書のうち、特に重要又は異例なものは、病院事業管理者、院長、施設長及び管理部長の閲覧に供しなければならない。
(他の部署に関係のある文書の取扱い)
第12条 所属長は、第10条第2項の規定により閲覧した文書のうち、他の部署に関係のある文書は、その関係のある部署の閲覧に供しなければならない。
(電気通信回線を利用した文書の収受)
第13条 文書取扱主任は、電気通信回線を通じて電子文書を受領した場合において、収受手続をとる必要があると認めるときは、当該文書を用紙に出力し、第10条に規定する文書の処理を行うものとする。
第3章 文書の起案及び決裁
(文書の作成)
第15条 職員は、事案の処理に当たっては、内容が軽微であるものを除き、文書を作成しなければならない。
(1) 起案は、原則として1事案につき1起案とすること。
(2) 起案の内容を適切に表す件名を付け、趣旨、理由、経過及び参考事項を簡潔に記載すること。
(3) 起案の内容を公開することの適否を判定すること。
(4) 特に期限がある起案は、その旨を明記すること。
(5) 起案が収受した文書に基づく場合は、その収受した文書を添付すること。
(決裁)
第17条 起案文書は、起案をした者(以下「起案者」という。)から順次上司の承認を経て、決裁者の決裁を受けなければならない。
2 決裁区分、専決その他決裁に関する事項は、美祢市病院等事業事務決裁規程(平成22年美祢市病院事業管理規程第5号)その他決裁に関する規程の定めるところによる。
(合議)
第18条 他の部署に関係のある事案に係る起案文書は、所属長を経て、その関係する部署に合議しなければならない。
2 合議を受けた所属長は、直ちに意見を調整し、承認又は不承認を決定するものとする。
3 前項の場合において、合議を受けた事案に異議あるときは、直ちに主管所属長と協議し、なお協議が一致しないときは、主管所属長が意見を付し上司の指示を求めるものとする。
4 合議は、事案の決定に当たって必要最小限のものにとどめ、迅速な意思決定を妨げることのないようにしなければならない。
(重要文書等の取扱い)
第19条 緊急の取扱いを要する起案文書は、起案者又は所属長が自ら持ち回り、決裁を求めることができる。
2 秘密の取扱いを要する起案文書は、起案用紙に「秘」と記載し、起案者又は所属長が自ら持ち回り又は封筒に入れるなどして関係者以外に知得されないよう処置をするものとする。
(決裁年月日)
第20条 起案者は、起案文書の決裁を受けたときは、その決裁を受けた年月日を起案用紙に記載し、又は文書管理システムの所定の欄に登録するものとする。
(文書の処理の促進)
第21条 所属長は、文書取扱主任に文書管理システムにより随時未処理文書を調査させ、部署等の文書の事務処理の促進に努めるものとする。
第4章 文書の施行
(文書の施行)
第22条 決裁を受けた文書で施行を要するものは、特定の日に施行する決定を受けた場合その他特別の場合を除き、速やかに施行しなければならない。
(文書の浄書)
第23条 施行を要する文書は、起案者において浄書するものとする。
2 文書を浄書したときは、決裁を受けた起案文書(以下「原議」という。)と照合し、浄書した文書を文書管理システムに登録するものとする。
(病院事業管理規程の取扱い)
第24条 経営企画室長は、病院事業管理規程について、その番号をもって令達簿(別記様式第4号)に登録し、公布の手続を行うものとする。
(公印)
第25条 施行を要する文書には、美祢市病院等事業公印取扱規程(平成22年美祢市病院事業管理規程第6号)の定めるところにより、公印を押印し、原議と契印するものとする。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。
(文書の発送)
第26条 文書を発送しようとするときは、各部署等において封入し、発信者、宛先等を明記し、文書管理システムに所要の事項を登録の上、発送するものとする。
(電気通信回線を利用した文書の送信)
第27条 前条の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を通じて送信することができる。
(文書の完結処理)
第28条 文書が完結したときは、完結した年月日を文書管理システムに登録するものとする。
第5章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書の整理)
第29条 文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、特に重要なものについては、非常災害時に際し、必要な処理ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の保存年限)
第30条 文書の保存年限は、別に定める文書保存年限基準表により、所属長が決定するものとする。
2 前項の保存年限は、文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算するものとする。ただし、暦年による文書については、その文書が完結した日の属する翌年の1月1日から起算するものとする。
(文書の分類)
第31条 文書の分類は、別に定める文書分類表によるものとする。
(文書の編集)
第32条 第28条の規定により完結処理をした文書は、簿冊その他適切な整理用文具(以下「簿冊等」という。)を使用して、年度又は暦年ごとに編集し、保存するものとする。ただし、同一事件で数年間に渡るもの又は分量の少ない文書その他一括して保存の必要があるものは、取りまとめて編集することができる。
2 簿冊等には保存年限を記入しなければならない。ただし、1年保存のものは、これを省略することができる。
(文書の廃棄)
第33条 保存年限を経過した文書及び保存の必要がなくなった文書は、毎年1回保存年限の終了後速やかに主管部署で廃棄するものとする。ただし、次に掲げるものに係る文書については、事務手続中に保存年限が経過しても、当該事務手続が終了するまでは、これを廃棄してはならない。
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの
(2) 現に係属中の争訟における手続上の行為をするために必要とされるもの
(3) 現に不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの
(4) 現に開示の請求の対象となっているもの
(5) 前各号に掲げるもののほか、所属長が事務処理上特に必要があると認めたもの
2 所属長は、廃棄処分する文書のうち、他見を避けるものがあるときは、その部分を裁断する等適当な処置をとらなければならない。
3 所属長は、保存年限の経過した文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、更に期間を定めて保存することができる。
第6章 雑則
(その他)
第34条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年病管規程第2号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
