(趣旨)

第1条　この訓令は、美祢市立小中学校の公印の使用、文書処理その他の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(公印の種類)

第2条　学校の公印(以下「公印」という。)は、美祢市教育委員会公印取扱規則(平成20年美祢市規則第6号)に定めるとおりとする。

(公印の使用)

第3条　公印を使用するときは、押印しようとする文書を校長に提示して、その確認を受けるものとする。

(事務の代決)

第4条　校長が不在のときは、教頭がその事務を代決する。

(代決の範囲及び後閲)

第5条　重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもの及び特に急施を要するものについては、この限りでない。

(文書取扱主任)

第6条　学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。

(到着文書の処理)

第7条　学校に到着した文書は、速やかに次の各号により処理するものとする。

第8条　校長は、前条第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほか処理意見を示し、教頭を経て担当職員に配布するものとする。

(文書の受理番号)

第9条　文書の受理番号は、文書整理簿により一連番号を付するものとする。

(起案)

第10条　事案の処理については、担当職員が起案し、校長の決裁を受けるものとする。

(文書の形式)

第11条　文書の形式は、美祢市公文例規程(平成20年美祢市訓令第11号)によるものとする。

(文書の発送)

第12条　発送を要する文書は、担当職員において浄書の上校長に提出し、公印を押し、文書取扱主任に回付するものとする。

第13条　文書整理簿は、毎年4月1日に更新するものとする。

(文書の分類及び保存年限)

第14条　文書の分類及び保存年限は、別表のとおりとする。

(処理済の文書の編集)

第15条　処理済の文書は、年度ごとに整理表を付して、保存しなければならない。ただし、同一事件で数年間にわたるもの又は分量の少ない文書その他一括して保存する必要があるものは、取りまとめて編集することができる。

(未処理の文書の保管)

第16条　未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(表簿の保存)

第17条　表簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書し、保管するものとする。

(保存表簿の持ち出し及び公開の制限)

第18条　保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときは、この限りでない。

(保存表簿の廃棄)

第19条　保存期間の満了した表簿は、校長が焼却処分に付するものとする。

(その他)

第20条　この訓令に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。