○美祢市立学校処務規程

平成20年3月21日

教育委員会訓令第3号

(趣旨)

第1条 この訓令は、美祢市立小中学校の公印の使用、文書処理その他の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(公印の種類)

第2条 学校の公印(以下「公印」という。)は、美祢市教育委員会公印取扱規則(平成20年美祢市規則第6号)に定めるとおりとする。

(公印の使用)

第3条 公印を使用するときは、押印しようとする文書を校長に提示して、その確認を受けるものとする。

(事務の代決)

第4条 校長が不在のときは、教頭がその事務を代決する。

(代決の範囲及び後閲)

第5条 重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもの及び特に急施を要するものについては、この限りでない。

2 代決した事務は、速やかに校長に報告するものとする。

(文書取扱主任)

第6条 学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、所属職員の中から校長が命ずる。

3 文書取扱主任が不在のときは、あらかじめ校長の指定した職員がその職務を行う。

(到着文書の処理)

第7条 学校に到着した文書は、速やかに次の各号により処理するものとする。

(1) 普通文書は、直ちに開封し、文書整理簿に登録するとともに、その文書の余白に受付印及び供覧印を押し校長及び教頭の閲覧に供すること。ただし、軽易な文書は、文書整理簿に登録する手続を省略することができる。

(2) 親展及び書留文書は、開封せずその封筒に受付印を押し、文書整理簿に登録した上直接そのあて名の者に配布し受領印を徴すること。この場合において、配布を受けた者が、前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続を経るものとする。

第8条 校長は、前条第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほか処理意見を示し、教頭を経て担当職員に配布するものとする。

(文書の受理番号)

第9条 文書の受理番号は、文書整理簿により一連番号を付するものとする。

(起案)

第10条 事案の処理については、担当職員が起案し、校長の決裁を受けるものとする。

(文書の形式)

第11条 文書の形式は、美祢市公文例規程(平成20年美祢市訓令第11号)によるものとする。

(文書の発送)

第12条 発送を要する文書は、担当職員において浄書の上校長に提出し、公印を押し、文書取扱主任に回付するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定による回付を受けたときは、文書整理簿に必要事項を記載し、発送の手続をとるものとする。ただし、軽易な文書については、文書整理簿に記載することを省略できる。

第13条 文書整理簿は、毎年4月1日に更新するものとする。

(文書の分類及び保存年限)

第14条 文書の分類及び保存年限は、別表のとおりとする。

2 保存年限は、文書が完結した日の属する年度の翌日から起算する。

(処理済の文書の編集)

第15条 処理済の文書は、年度ごとに整理表を付して、保存しなければならない。ただし、同一事件で数年間にわたるもの又は分量の少ない文書その他一括して保存する必要があるものは、取りまとめて編集することができる。

(未処理の文書の保管)

第16条 未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(表簿の保存)

第17条 表簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書し、保管するものとする。

(保存表簿の持ち出し及び公開の制限)

第18条 保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときは、この限りでない。

(保存表簿の廃棄)

第19条 保存期間の満了した表簿は、校長が焼却処分に付するものとする。

(その他)

第20条 この訓令に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。

附 則

この訓令は、平成20年3月21日から施行する。

附 則(平成31年教委訓令第1号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和3年教委訓令第2号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

別表(第14条関係)

分類表

大分類

中分類

1

2

3

4

5

6

7

8

1

総務

法規

学校経営

総務

管理

人事

服務

調査統計

渉外

2

教務

教務

学務

 

 

 

 

 

 

3

指導

教科

教科外

進路指導

行事

 

 

 

 

4

研修

研修

研修団体

研究会

 

 

 

 

 

5

生徒指導

生徒指導

教育相談

安全教育

 

 

 

 

 

6

保健

保健

保健調査

 

 

 

 

 

 

7

給食

給食

 

 

 

 

 

 

 

8

事務

庶務

給与

旅費

経理

福利厚生

 

 

 

9

調理場

管理

運営

職員

給食献立

経理

 

 

 

保存年限表

分類

保存文書の種類

保存期間

 

総務

例規通ちょう重要報告書綴

永年

 

学校関係法令

常時

 

美祢市例規集

常時

 

学校沿革誌

永年

 

教科及び教育内容関係

5年

 

担任学級教科科目時間表

5年

 

校務日誌

5年

(別記様式第1号)

諸許可承認届出書類綴

5年

 

公立学校施設台帳

永年

 

印鑑登録台帳写し

永年

 

財産台帳写し

永年

(別記様式第2号~第4号)

履歴書

5年

 

職員進退関係綴

10年

 

諸願届出書類綴

5年

 

出勤簿

5年

 

年次休暇整理簿

5年

 

学校基本台帳

永年

 

統計関係資料

永年

 

各種団体関係

5年

 

学校管理及び学校経営関係

5年

 

その他

1年

 

教務

日課表

1年

 

卒業証書台帳

永年

(別記様式第5号)

児童生徒賞罰関係綴

5年

 

指導要録(学籍に関する記録)

20年

 

指導要録(指導に関する記録)

5年

 

指導要録(抄本)

児童又は生徒が当該学校に在学する期間

 

出席簿

5年

 

教科用図書配当表

1年

 

学校図書館関係

5年

 

教科及び教育内容関係

5年

 

保健

保健日誌

3年

(別記様式第6号)

学校医執務記録簿

5年

(別記様式第7号)

学校歯科医執務記録簿

5年

(別記様式第7号)

薬剤師執務記録簿

5年

(別記様式第7号)

学校保健関係

5年

 

職員健康診断票

5年

 

健康診断票

5年

 

歯の検査票

5年

 

給食

給食日誌

3年

(別記様式第8号)

検食日誌

3年

(別記様式第9号)

学校給食関係

5年

 

事務

文書整理簿

5年

(別記様式第10号)

諸手当認定書綴

常時

 

諸給与関係綴

5年

 

出張命令簿

5年

 

出張復命書綴

3年

 

旅費請求書控

5年

 

要保護及び準要保護児童生徒扶助関係

5年

 

歳出予算整理簿

3年

 

電話使用簿(私用)

3年

(別記様式第11号)

郵便切手受払簿

3年

 

備品台帳

常時

 

備品登載廃棄処分届綴

5年

 

教育扶助受払簿

5年

(別記様式第12号~第13号)

し尿汲取等依頼簿

3年

(別記様式第14号)

予算及び補助金関係

5年

 

理科教育設備備品台帳

常時

(改訂分5年)

上記以外の表簿については5年とする

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美祢市立学校処務規程

平成20年3月21日 教育委員会訓令第3号

(令和3年4月1日施行)