○美祢市戸籍情報システム処理に係るデータ保護及び運用に関する規程
平成20年3月21日
訓令第15号
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び美祢市個人情報保護法施行条例(令和5年美祢市条例第4号)に定めるもののほか、美祢市における戸籍情報システムに係るデータの保護に関し必要な事項を定めデータ保護の適正な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システムとは、クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと市民福祉部市民課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票、人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データとは、戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメントとは、システム設計書、プログラム設計書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) データセンターとは、クラウドサービス上の戸籍サーバが保管されている場所をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータの保護について総括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難、その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課住民班班長をもって充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、紛失、損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配慮しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがある者を除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去した上で焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(4) 適正な磁気ディスク等の管理と戸籍データの漏えいを防止するため、戸籍システム事業者が定期的にデータセンターの外部認証取得状況を確認しているか、必要に応じて認証取得の継続性を戸籍システム事業者に確認すること。
(ドキュメント等の管理)
第9条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバ及び戸籍データのアクセス管理)
第10条 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの使用を防止しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍システム事業者の戸籍サーバ及び戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、パスワードを付与しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバ及び戸籍データへのアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍システム事業者に請求することで、その使用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を設けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、戸籍システム事業者に対し、必要に応じて戸籍サーバ及び戸籍データの使用状況を報告させ、その取扱状況を把握しなければならない。
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍情報システムの使用状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運営に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器、ソフト等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別に定める戸籍情報システムに係る機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機器保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。
2 新任の取扱職員については、配属後できるだけ早い時期に前項の研修を実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民福祉部において処理する。
附則
この訓令は、平成20年3月21日から施行する。
附則(令和3年訓令第17号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第9号)
この訓令は、令和5年1月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第3号)
この訓令は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。